La gestion de base de données, élément essentiel de vos campagnes de mécénat

Une campagne de mécénat participatif est une campagne multi-canal qui va rassembler vos publics et donateurs vers une lieu unique de collecte : votre page projet. Elle se prépare donc avec rigueur et méthodologie de manière à maximiser son impact une fois la campagne lancée. La gestion de votre base de données, en amont et en aval de votre opération, est au cœur de ce travail.

 base de données

Structurer une base de données qualifiée

Une fois le projet adéquat identifié, il est indispensable de réaliser un profilage des personnes que vous souhaitez toucher (donateurs et relais) durant les différentes phases de l’appel aux dons. Cette préparation implique de qualifier votre base de données. Ce pré-requis vous permettra ensuite d’être plus efficace dans la gestion de votre collecte.

Pour vous aider dans ce travail de fond, différentes solutions existent. Nous souhaitions aujourd’hui vous présenter le logiciel de gestion Orfeo. Simple à mettre en œuvre et à prendre en main, Orfeo est une solution en ligne qui s’exécute depuis un navigateur : pas de serveur à acheter, pas de logiciel à installer, vous pouvez créer un espace de travail en quelques clics. Cet espace est accessible à tout moment, sur tout support, et peut être partagé avec plusieurs membres de votre équipe. Centralisation des plannings, gestion des feuilles de route et des contrats, les fonctionnalités de l’outil sont multiples. Dans le cadre de la préparation d’une opération de mécénat participatif, vous pouvez avec Orfeo constituer et travailler une base de donnés unique, dans laquelle sont regroupés l’ensemble de vos contacts (visiteurs occasionnels, visiteurs récurrents, presse, bloggers, entreprises mécènes, particuliers donateurs…). Cette vision complète et segmentée des relations que vous entretenez vous permet de construire votre appel aux dons, tant en terme d’objectif qu’en terme de messages.

Ces personnes faisant partie de votre base de données peuvent tout aussi bien être des donateurs potentiels que des relais, des prescripteurs ou bien des ambassadeurs du projet. Vous pourrez les contacter via chacun des canaux de diffusion que vous aurez choisi, en amont puis au cours de la campagne (mailing, téléphone, réseaux sociaux, éventuellement presse etc.), afin de les rassembler autour de votre projet.

 

Traiter les données récoltées en cours de collecte

Une fois la campagne lancée,  il est important de réaliser un suivi et d’entretenir une relation de confiance avec vos mécènes. Votre objectif sera de les remercier et de les fidéliser. Dans un premier temps, vos donateurs reçoivent automatiquement via Culture Time un mail de remerciement de leur don, et sont informés des publications que vous communiquerez sur votre page projet. De votre côté, vous avez un accès immédiat et transparent à vos données de campagne. Vous pouvez suivre en temps réel l’historique des dons récoltés via votre page de collecte. Vous disposez des coordonnées de chacun de vos donateurs, du montant de leur don, du moyen de paiement utilisé, et de la liste des contreparties afférentes en fonction du niveau de leur don : toutes ces données peuvent être exportées au format Excel en deux clics.

Ces données sont sécurisées et vous appartiennent. Vous les utiliserez pour suivre votre programme de contreparties, et construire votre relation dans la durée. Respect des engagements et suivi de la relation sont donc au cœur de ce travail. Si vous utilisez un logiciel de gestion, à chaque nouvelle étape, vous viendrez ainsi enrichir les données rassemblées, et approfondir la connaissance des personnes qui vous suivent et vous soutiennent.

La structuration préalable de votre base de données, et l’utilisation efficace des contacts récoltés lors de la campagne sont donc des facteurs importants de réussite de vos collectes. Orfeo et Culture Time sont des outils qualifiés pour vous aider dans les différentes étapes de cette démarche, vous faire gagner du temps, et faire de vos collectes des opérations à forte valeur ajoutée.

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